La compilazione del libretto di impianto termico cui si riferisce la deliberazione di giunta regionale 1578/2014 è obbligatoria per tutti gli apparecchi di climatizzazione invernale ed estiva, sia esistenti che di nuova installazione. La Regione Emilia-Romagna prevede la compilazione elettronica del libretto nella piattaforma web Criter (Catasto regionale impianti termici), attualmente in via di predisposizione: nel frattempo la norma prevede che il libretto sia compilato su supporto cartaceo. Per individuare i criteri in base ai quali procedere alla compilazione del libretto di impianto, è stata resa disponibile un’apposita guida, nella quale è presentata un’ampia casistica di situazioni con indicata la modalità corretta di compilazione del libretto di impianto.
L'impianto termico consiste in un sistema tecnico funzionalmente completo, realizzato per consentire l’erogazione di uno specifico servizio energetico di climatizzazione invernale con o senza produzione di acqua calda sanitaria, di climatizzazione estiva, o di sola produzione di acqua calda sanitaria. Non è condizione tecnicamente indispensabile che un servizio energetico sia soddisfatto da un solo impianto: possono infatti essere compresenti più impianti, diversi e separati tra loro. In tali casi, dovranno essere compilati più libretti. La definizione di impianto termico comprende anche l'insieme di più apparecchi di riscaldamento e/o condizionamento, indipendenti tra loro, con installazione fissa, quando "la somma delle potenze nominali del focolare degli apparecchi al servizio della singola unità immobiliare è maggiore o uguale a 5 kW": anche se gli apparecchi sono funzionalmente autonomi, ovvero non condividono alcun sottosistema o dispositivo, dovrà considerarsi la presenza di un impianto termico “virtuale”.