Il 6 febbraio, il Garante per la protezione dei dati personali ha introdotto novità riguardanti la gestione della posta elettronica in ambito lavorativo. Particolare riferimento, nel dettaglio, si fa alla conservazione dei metadati email. Il documento di indirizzo, intitolato “Programmi e servizi informatici di gestione della posta elettronica nel contesto lavorativo e trattamento dei metadati”, mira a stabilire nuovi limiti e fornire indicazioni precise sia ai datori di lavoro privati che pubblici. Proviamo ad approfondirle all’interno di questa notizia.
Cosa Sono i Metadati?
I metadati rappresentano le informazioni sensibili che accompagnano le email quali:
- mittente;
- destinatario;
- data di invio;
- orario di invio;
- indirizzi IP di mittente;
- server di trasmissione.
Il Garante sottolinea la necessità di trattare questi dati con la massima riservatezza, limitandone la conservazione a tempi ben definiti. In base alle nuove direttive, ogni azienda è tenuta a verificare che i propri sistemi di gestione della posta elettronica permettano di modificare le impostazioni predefinite in modo da bloccare la raccolta dei metadati o, quantomeno, limitarne il periodo di conservazione a un massimo di 7 giorni. Solo in presenza di specifiche esigenze, questo termine può essere esteso di ulteriori 48 ore.
L’introduzione di queste nuove misure ha l’obiettivo di proteggere la privacy dei dipendenti, prevenendo la raccolta indiscriminata di dati sensibili e promuovendo una maggiore consapevolezza sui diritti e le responsabilità legate all’uso della posta elettronica in ambito lavorativo. Le aziende sono chiamate a rivedere le proprie politiche di gestione dei dati email, adottando soluzioni tecnologiche e procedurali che garantiscano la conformità alle nuove disposizioni.
Obblighi per i Datori di Lavoro
I datori di lavoro dovranno adeguarsi alle nuove disposizioni eliminando i metadati raccolti entro al massimo 9 giorni dalla loro generazione. Qualora si presentasse la necessità di conservare tali dati per un periodo più lungo, sarà indispensabile stipulare un accordo sindacale o ottenere l’autorizzazione dall’Ispettorato del Lavoro, in linea con le garanzie stabilite dallo Statuto dei Lavoratori.
Il Ministero del Lavoro ha espresso il proprio impegno nel supportare le aziende in questo processo di adeguamento, lavorando alla definizione di procedure operative semplificate che facilitino il rispetto delle nuove normative senza gravare eccessivamente sulle realtà aziendali.